dématérialisation
Zoom sur la dématérialisation des documents avec Victor Delancray
Victor Delancray répond à toutes les questions concernant la mise en place d’une stratégie de dématérialisation des documents.
FAQ
Questions et réponses les plus fréquentes
La digitalisation des communications consiste à utiliser des technologies numériques pour échanger et traiter des informations de manière électronique. Cela inclut la communication électronique instantanée, l’utilisation de médias variés, la communication mobile, la collaboration à distance et l’automatisation des processus de communication. Cela permet une communication plus rapide, une meilleure accessibilité et une collaboration efficace.
La dématérialisation des processus fait référence à la conversion des processus et des documents physiques en formats numériques. Elle implique la transition d’une gestion basée sur des supports physiques (papier, documents imprimés, etc.) vers une gestion électronique des informations et des flux de travail.
La dématérialisation vise à éliminer ou réduire la dépendance aux supports physiques, en numérisant les documents, les formulaires et les processus, et en les stockant, les traitant et les échangeant de manière électronique. Cela permet de simplifier et d’optimiser la gestion des informations, en offrant des avantages tels que :
1. Économies de coûts : La dématérialisation réduit les dépenses liées à la manipulation, au stockage et à la distribution de documents physiques.
2. Gain de temps : Les processus dématérialisés permettent une gestion plus rapide des informations, avec des flux de travail automatisés et des fonctionnalités telles que la recherche et le partage électronique.
3. Efficacité opérationnelle : La dématérialisation permet une meilleure traçabilité, une réduction des erreurs humaines et une optimisation des flux de travail.
4. Accessibilité et collaboration améliorées : Les documents et les informations dématérialisés peuvent être facilement accessibles et partagés entre les parties concernées, favorisant la collaboration et la prise de décision.
5. Réduction de l’empreinte environnementale : Moins de consommation de papier, d’encre et d’autres ressources physiques contribuent à la durabilité environnementale.
La dématérialisation des processus concerne divers domaines, tels que la gestion des documents, la facturation électronique, la signature électronique, la gestion des ressources humaines et de nombreux autres processus d’entreprise. Elle permet une transition vers une gestion plus efficace, économique et durable des informations et des flux de travail.
Afin de garantir son bon fonctionnement, le dispositif se déploiera progressivement entre 2024 et 2026. Le déploiement tiendra compte de la taille des entreprises, afin de permettre à chacune de s’approprier ces nouvelles obligations dans les meilleures conditions.
Les obligations de facturation électronique seront imposées :
- à partir du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
- à partir du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
- à partir du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
- à partir du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
