Aujourd’hui nous interviewons Victor Delancray, Directeur Commercial chez notre partenaire Odyssey Messaging, pour répondre à toutes les questions concernant la mise en place d’une stratégie de dématérialisation des documents au sein d’une TPE-PME.
Bonjour Victor, pourquoi est-il important de mettre en place une stratégie de dématérialisation des documents en 2022 ?
Victor Delancray : Cela fait plus de 10 ans que nous entendons parler de stratégie de dématérialisation des entreprises. En effet, la dématérialisation présente beaucoup d’avantages prisés par bon nombre de décideurs : gain de temps, gain financier, travailler en mobilité, optimisation de sa gestion documentaire, et bien d’autres raisons d’envisager l’acquisition d’une ou plusieurs solutions de dématérialisation.
Depuis janvier 2017, le processus de digitalisation s’est accéléré en France avec l’obligation de facturer électroniquement les sociétés du domaine public au travers du portail Chorus Pro. Cette réforme a été une réelle prise de conscience dans les entreprises : la dématérialisation n’était plus une option mais une obligation pour pouvoir continuer à facturer !
En 2022, il ne s’agit plus simplement de décider si nous souhaitons mettre en place ou non une stratégie mais de s’adapter pour répondre aux demandes de nos clients et anticiper les évolutions réglementaires en vigueur et à venir.
Quelle est la différence entre dématérialisation des documents et numérisation ?
Victor Delancray : La numérisation consiste à transformer un document papier en électronique, dans ce cas l’original reste le papier. La dématérialisation consiste à transformer le processus complètement de la création du document jusqu’à sa transmission.
Quel est l’impact de la nouvelle loi sur la facture électronique qui sera mise en place à l’horizon 2023 ?
Victor Delancray : Avant tout, il est important de rappeler que l’article 153 de la loi finance 2020 va rendre obligatoire la e-facturation dans les relations inter-entreprises à horizon juillet 2024 pour les grandes entreprises, janvier 2025 pour les ETI et janvier 2026 pour toutes les sociétés françaises.
Cette obligation imposera aux entreprises :
- Dès juillet 2024 pour toutes les entreprises : d’être en capacité de recevoir et traiter comptablement des factures entrantes électroniques,
- Dans le respect du calendrier cité précédemment d’être en capacité de faire du e-invoicing vis-à-vis de ses clients et du e-reporting vis-à-vis du gouvernement pour une partie des informations de la facture.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Victor Delancray : La signature électronique s’applique sur les documents électroniques (PDF), au même titre que la signature manuscrite s’applique sur les documents papier. Elle permet de garantir l’identité de l’émetteur et l’intégrité du contenu du document, qu’il n’est pas modifiable.
Comment mettre en place un projet dématérialisation des documents ?
Victor Delancray : La première étape consiste à faire un audit de son organisation et classer ses processus par critères de coût : Qu’est ce qui prend du temps à mes collaborateurs ? Quels sont les processus les plus coûteux ? …
En fonction de l’ampleur du chantier, certaines entreprises mandatent des cabinets spécialisés ou passent par une création de poste en interne.
Une fois cet audit réalisé, la deuxième étape est de trouver le bon prestataire et être vigilant sur les points suivants :
- Certifications/agréments du prestataire,
- Pérennité et adaptabilité de la solution,
- Type d’accompagnement proposé,
- Retour sur investissement.
Comment accompagnez-vous vos clients dans leur processus de dématérialisation ?
Victor Delancray : Avant de proposer un service, nous commençons toujours par un premier rendez-vous de cadrage pour comprendre les enjeux de nos clients. Si nous sommes en mesure d’y répondre, nous entamons la phase d’audit, de rétroplanning et de prescription d’une solution pérenne qui tiendra compte du besoin technico-fonctionnel du client mais également des enjeux légaux liés à la typologie du document traité.
En conclusion, quel est l’intérêt pour une PME-TPE de mettre en place une stratégie de dématérialisation des documents ?
Victor Delancray : Nous savons tous que nous allons vers la dématérialisation et il est tentant d’attendre la dernière minute. Anticiper avec la mise en place d’une stratégie de dématérialisation dès aujourd’hui, c’est ne pas subir et avoir le choix de sélectionner le bon prestataire qui sera en capacité de nous accompagner dans le temps.