Aujourd’hui, il est devenu primordial pour les entreprises de transférer ses documents sur un support numérique. Oui mais pourquoi ? Pour un gain de temps, de productivité, de réactivité, de sécurité et de coûts. A l’ère du digital, la dématérialisation des documents est une étape clé pour les entreprises mais aujourd’hui la dématérialisation ne se limite pas à simplement numériser ses documents. C’est un changement bien plus global qui s’inscrit dans un processus de performance.
On vous explique tout !
La dématérialisation des documents, c’est quoi ?
La dématérialisation des documents consiste à transférer les données d’un support manuscrit à un support numérique à partir d’un système d’information. Il ne s’agit pas seulement de « numériser » un document. La dématérialisation rentre dans un processus complet de réorganisation de traitement d’un flux de documents : tâches à réaliser, intervenants, outils mis en œuvre, procédures…
Il est désormais possible de dématérialiser des documents, des échanges et un ensemble de processus : facturation, paie, devis, relevés bancaires, contrats…en leur donnant une valeur juridique, un statut de confidentialité ou de les signer.
Par exemple, une facture PDF est générée automatiquement par un ERP. Ce document aura une valeur juridique.
Que dit la loi ?
D’après la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques bénéficient désormais de la même valeur que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du code civil :
“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve, au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
Une fois les documents numériques générés, des questions se posent : qui pourra accéder aux documents, à l’information ? Comment ? Pour quoi faire : consultation, modifications, … Comment seront conservés les documents ? Pendant combien de temps ? Toutes ces questions devront se poser lors du choix et de la mise en place de votre solution de dématérialisation.
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