On fait souvent l’amalgame entre dématérialisation et numérisation, mais alors quelle est la différence entre les deux. Dématérialiser suppose de supprimer totalement les échanges papiers…
Numériser un document signifie créer un fichier numérique à partir d’un document papier en passant ce dernier dans un scanner. Numériser c’est donc créer une copie d’un document. Dans les faits, la dématérialisation et la numérisation des documents sont complémentaires. En effet, lors de la mise en place d’une solution de dématérialisation il faudra numériser tout ou une partie de votre historique de dossiers papier pour constituer une base complète de documents facilement consultables et exploitables.
La dématérialisation des documents conduit à de profonds changements dans les tâches quotidiennes et les méthodes de travail. Il est indispensable de bien intégrer le facteur humain et de mettre en place une bonne méthode d’accompagnement du changement pour éviter toutes erreurs.
Pourquoi adopter le zéro papier pour votre entreprise ?
Aujourd’hui, la dématérialisation des documents n’est plus un élément à prendre à la légère. C’est désormais un levier indispensable à l’évolution de votre entreprise pour :
- Gagner en productivité : Plus besoin d’être sur place pour consulter ou modifier un document. En quelques clics, vous avez accès à l’information souhaitée. Cette instantanéité de l’information permet de gagner en réactivité pour tous les intervenants.
- Réduire les coûts : liés à l’achat de papier, d’encre, d’imprimante, de SAV, de location d’imprimante et des frais liés à l’envoi et à l’acheminement des documents.
- Fiabiliser les données : grâce à la traçabilité des accès aux documents, des dates et éléments modifiés.
- La rapidité : grâce à un accès à distance des données vous pourrez modifier n’importe quel document. L’accès est donc simple et rapide.
- Libérer de l’espace : Le principe même de la dématérialisation est de supprimer le « matériel ». Ainsi vous supprimez toutes vos archives physiques.
Partenaire officiel de DPII, Microlog vous accompagne dans votre projet de dématérialisation et d’archivage numérique à l’aide de sa plateforme dédiée. Vous souhaitez en savoir plus sur nos prestations, n’hésitez pas à contacter nos équipes.
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